Lời khuyên cho tất cả những ai thường xuyên gửi hình ảnh, tài liệu qua Zalo

Zalo hiện tại đã trở thành ứng dụng quen thuộc với người dùng Việt Nam. Theo báo cáo “Vietnam mobile app popularity 2026” do Q&Me công bố hồi tháng 3, Zalo thuộc TOP3 ứng dụng di động được sử dụng phổ biến nhất trên cả nước, tính theo cả tỷ lệ sử dụng và thời gian sử dụng.

Không chỉ được dùng với chức năng cơ bản là nhắn tin, gọi điện, Zalo còn là nơi gửi ảnh và tài liệu cho mục đích cá nhân hoặc công việc.

Tuy nhiên, để không bị mất những dữ liệu quan trọng, tính năng My Documents có thể giúp người dùng lưu trữ hình ảnh và tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi.

My Documents là gì?

Zalo cho biết, My Documents (trước đây là Cloud của tôi) là tính năng giúp lưu trữ hình ảnh, tài liệu quan trọng và hoàn toàn có thể truy cập khi đăng nhập lại ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại mới.

Để sử dụng tính năng, người dùng bấm vào thanh Tìm kiếm, nhập và chọn My Documents trên thanh kết quả. Giao diện của My Documents được thiết kế tương tự như một cửa sổ chat thông thường.  

Cần lưu ý, mỗi tài khoản Zalo đều có dung lượng My Documents miễn phí nhất định để lưu trữ dữ liệu. Đối với tin nhắn thoại, với hình ảnh, video, và file có dung lượng 100MB trở xuống, ứng dụng sẽ lưu trữ dài hạn và tính vào dung lượng sử dụng.

Đối với các nội dung lớn hơn 100MB hoặc được gửi vào sau khi đầy dung lượng, My Documents sẽ chỉ lưu trữ tạm thời và không tính vào dung lượng sử dụng. Khi hết thời gian lưu trữ, hình ảnh và tài liệu sẽ không còn tồn tại. 

Các tin nhắn văn bản, đường link và liên hệ sẽ được lưu trữ dài hạn mà không tính vào dung lượng.

Cách lưu trữ hình ảnh, tài liệu vào My Documents

Có nhiều cách để lưu trữ hình ảnh và tài liệu thông qua tính năng này, cụ thể như sau:

Cách 1: Trong My Documents, người dùng gửi ảnh, tài liệu tương tự như trong đoạn chat thông thường và bấm Gửi. 

Cách 2: Trong trường hợp ảnh, tài liệu có sẵn trong một đoạn chat, người dùng bấm giữ và chọn Lưu vào My Documents. 

Cách 3: Trong đoạn chat, người dùng ấn vào biểu tượng hình mũi tên bên cạnh tin nhắn, ảnh, video, file. Sau đó, chọn My Documents và bấm Gửi. 

Cách 4: Người dùng bấm giữ tin nhắn chứa hình ảnh, video, file muốn lưu trữ và chọn Chuyển tiếp. Sau đó, chọn My Documents và bấm Gửi.

Bên cạnh đó, Zalo cũng cho phép chia sẻ nội dung đã được lưu trữ bằng cách bấm giữ nội dung, chọn Chuyển tiếp và bấm Gửi.

Cách quản lý nội dung được lưu trong My Documents

Với những ai cần lưu trữ số lượng lớn hình ảnh, tài liệu, Zalo cũng cung cấp một số công cụ giúp tìm kiếm dễ dàng hơn, bao gồm tính năng tìm kiếm nhanh nội dung và tìm nội dung theo thể loại.

Để tìm kiếm nhanh nội dung đã được lưu trong My Documents, người dùng thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Bấm vào biểu tượng tìm kiếm trên thanh tiêu đề trò chuyện

Bước 2: Tiến hành nhập từ khóa trên nội dung muốn tìm kiếm

Bước 3: Các nội dung chứa từ khóa hiện ra, bấm biểu tượng mũi tên lên - xuống để tìm kết quả đích

Để tìm nội dung được Zalo tự động sắp xếp sẵn theo thể loại, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại cửa sổ My Document, bấm vào một trong các thẻ phân loại (Văn bản, ảnh, file, link, văn bản) để tìm nội dung phù hợp

Bước 2: Tìm kết quả

Đối với ảnh, người dùng có thể tìm kết quả dựa trên thời gian lưu trữ hoặc tìm theo nhóm hình ảnh (giấy tờ, thú cưng, hoá đơn, ảnh chụp màn hình...) đã được Zalo phân loại tự động bằng AI.

Đối với file, người dùng có thể tìm kết quả dựa theo thời gian lưu trữ hoặc tìm theo loại file (PDF, tài liệu văn bản, bảng tính, bản trình bày…) được Zalo tự động phân loại. 

Cách kiểm tra và dọn dẹp dung lượng trong My Documents

Như đã đề cập, mỗi tài khoản Zalo đều có dung lượng My Documents miễn phí nhất định. Để kiểm tra dung lượng còn lại, người dùng bấm vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang ở góc trên cùng bên phải màn hình. Tại trang Quản lý dung lượng, bạn sẽ thấy thanh dung lượng My Documents, với thông tin tổng dung lượng và dung lượng đã sử dụng. 

Nếu đã hoặc sắp đầy dung lượng, Zalo sẽ có cảnh báo trên màn hình và khuyến nghị dọn dẹp dữ liệu. Cụ thể, người dùng có thể dọn dẹp dữ liệu bằng cách nhấn giữ tài liệu, hình ảnh và chọn Xoá nếu không còn sử dụng. 

Ngoài ra, tại trang Quản lý dung lượng, người dùng chọn Xem và dọn dẹp. Sau đó, chọn các nội dung muốn dọn dẹp và nhấn vào biểu tượng Xoá ở bên dưới màn hình.