Nếu dòng tiền là “mạch sống” của cửa hàng, thì thuế lại là phần khiến nhiều tiểu thương dễ căng thẳng nhất. Từ hóa đơn điện tử, đối soát doanh thu, hạn kê khai đến các quy định mới dự kiến áp dụng từ 2026… chỉ cần lệch một dòng hay lập hóa đơn sai thời điểm, hộ kinh doanh đã có thể đối diện rủi ro bị nhắc nhở hoặc xử phạt.
Với chủ đề “Thuế, sổ sách - Nghe thôi đã đau đầu”, tập 2 trong series “Tiểu Thương Thông Thái” giúp tiểu thương nắm được quy trình tối thiểu để tuân thủ đúng các quy định về thuế, giảm rủi ro sai sót và biết chính xác mình cần bắt đầu từ đâu, cách vận hành gọn gàng, đúng quy định, không áp lực.
Đồng hành cùng podcast là hai khách mời có kinh nghiệm thực tiễn. Bà Lê Thị Duyên Hải - Phó Tổng thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, Nguyên Vụ trưởng Vụ Kê khai và Kế toán thuế (Tổng cục Thuế, nay là Cục Thuế Bộ Tài chính). Bà là chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế, thực chiến với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Anh Phùng Ngọc Hoàng - CEO Công ty Cổ phần Công nghệ HENO, đem đến góc nhìn công nghệ và chia sẻ cách đưa bán hàng, thu chi, chứng từ vào một luồng thống nhất, giúp chủ quán giảm sai lệch, dễ đối soát.
Sự kết hợp giữa chuyên môn chính sách và giải pháp thực thi sẽ mang lại cho tiểu thương những hướng dẫn rõ ràng, thiết thực, có thể áp dụng ngay trong vận hành hằng ngày.
Những nỗi lo của tiểu thương về sổ sách, khai thuế
Thực tế, dù khách đông, doanh thu ổn nhưng cuối ngày nhiều tiểu thương vẫn “đau đầu” vì giấy tờ lộn xộn, tiền mặt không khớp chuyển khoản, chứng từ mua bán chồng chéo, đến cuối tháng gom lại để kê khai thuế thì càng rối, dễ sai sót. Cùng với đó là các quy định mới sắp áp dụng, khiến nhiều tiểu thương lo lắng không biết bắt đầu từ đâu.
Theo bà Lê Thị Duyên Hải, việc ghi chép sổ bán hàng (hay về kế toán gọi là sổ doanh thu) là công việc tất yếu để quản lý hàng bán của hộ kinh doanh. Tuy nhiên, phần lớn tiểu thương không ghi chép ngay khi giao dịch mà để cuối ngày mới tổng hợp, dẫn đến việc: Thống kê lượng hàng bán của từng loại và giá bán không bằng tổng doanh thu bán ra; hàng tồn kho sai; tiền thu được không khớp doanh thu bán; kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) sai.
Bà Hải cho biết, những sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh của hộ, làm mất thời gian đối soát, lên sổ sách kế toán mất nhiều thời gian, dễ dẫn đến việc sửa chữa, chế biến sổ kế toán cho khớp… việc sửa chữa sổ sách này gây ra các lỗ hổng, chênh lệch.
Khi các giao dịch không được ghi nhận kịp thời và không có công cụ hỗ trợ, tình trạng “sổ một nơi - tiền một nẻo” là rất phổ biến.
Bà Lê Thị Duyên Hải chia sẻ, hộ kinh doanh kê khai từ 1/6/2025 phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì việc quản lý được doanh thu của mặt hàng bán ra, tiền thu được về cơ bản đã được tập hợp trên dữ liệu hóa đơn. Từ đó, hỗ trợ khai thuế (doanh thu nhân với tỷ lệ tính thuế GTGT, TNCN) đảm bảo chính xác, thuận lợi và đỡ sai sót hơn.
Tuy nhiên, việc phân loại doanh thu theo mặt hàng, đối chiếu khớp đúng mặt hàng bán ra, mua vào cần phải được quản lý bởi các phần mềm bán hàng mới giải quyết được vấn đề quản lý hàng tồn kho; bên cạnh đó, quản lý dòng tiền thực thu cũng cần phải được kiểm soát đầy đủ, chính xác.
Cần phải lưu ý rằng, việc ghi chép doanh thu phục vụ cho hoạt động kinh doanh của chính hộ kinh doanh. Về thuế, chỉ hộ thuộc diện kê khai mới phải thực hiện sổ sách kế toán, khai thuế theo doanh thu; hộ kê khai và hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên mới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Bà Lê Thị Duyên Hải cho biết, theo Nghị quyết 68-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương và các Nghị quyết 198/2025/QH15 do Quốc hội ban hành về chủ trương xóa bỏ thuế khoán, Luật quản lý thuế dự thảo đang trình Quốc hội thông qua sẽ có hiệu lực từ 1/1/2026. Theo đó, hộ kinh doanh chia thành 3 nhóm:
Nhóm 1 là các hộ có doanh thu dưới 200 triệu đồng năm thuộc diện không chịu thuể GTGT, không phải nộp thuế TNCN. Hộ thuộc nhóm này chỉ khai thuế 1 lần 1 năm như hiện hành về doanh thu thực tế năm trước và ước tính doanh thu năm nay vào đầu năm tính thuế và không phải nộp thuế cả năm nếu thực tế doanh thu vẫn chưa vượt quá 200 triệu như đã ước tính. Trường hợp vượt quá, hộ sẽ chuyển sang nhóm 2 kể từ thời điểm doanh thu vượt ngưỡng. Hộ thuộc nhóm này không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên, khuyến khích hộ áp dụng để quản lý doanh thu bán hàng; kiến nghị, hộ không bắt buộc phải mở sổ kế toán, tuy nhiên cũng khuyến khích hộ mở sổ theo dõi doanh thu để quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Việc không bắt buộc là nếu hộ không thực hiện thì không bị xử phạt, nhưng nếu hộ áp dụng sẽ được hỗ trợ đầy đủ.
Nhóm 2 là các hộ có doanh thu từ 200 triệu đồng trở lên sẽ chuyển sang phương pháp kê khai, nếu doanh thu dưới 3 tỷ đồng, việc kê khai như quy định hiện hành đó là thuế tính trên doanh thu, thuế GTGT bằng doanh thu nhân với tỷ lệ tính thuế GTGT theo từng ngành hàng, thuế TNCN bằng doanh thu nhân với tỷ lệ tính thuế TNCN theo từng ngành hàng. Hộ thuộc nhóm này bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc phải mở sổ kế toán. Tuy nhiên, Bộ Tài chính đang sửa đổi chế độ kế toán đơn giản hơn đối với nhóm hộ này, dự kiến sẽ chỉ còn 1, 2 sổ kế toán thay vì 7 sổ kế toán như Thông tư 88 quy định hiện nay (sổ doanh thu, sổ chi phí). Tuy nhiên, với quy định về việc sử dụng đầy đủ hóa đơn điện tử trong mua, bán thì các sổ này đều được lập trên hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, chứng từ thanh toán, việc lập bao nhiêu sổ không còn là vấn đề.
Nhóm 3 là các hộ có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên, kê khai thuế GTGT như quy định hiện hành đó là thuế tính trên doanh thu, thuế GTGT bằng doanh thu nhân với tỷ lệ tính thuế GTGT theo từng ngành hàng, tuy nhiên, dự kiến việc tính thuế TNCN sẽ trên thu nhập, đó là bằng doanh thu trừ đi chi phí sau đó nhân với thuế suất thuế TNCN dự kiến 17% tương đương doanh nghiệp nhỏ. Hộ thuộc nhóm này bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc phải mở sổ kế toán đầy đủ. Tuy nhiên, Bộ Tài chính đang sửa đổi chế độ kế toán đơn giản hơn đối với nhóm hộ này, dự kiến sẽ chỉ còn 3-4 sổ kế toán thay vì 7 sổ kế toán như Thông tư 88 quy định hiện nay (sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ tiền mặt…), đồng thời, khuyến khích hộ nhóm này áp dụng chế độ kế toán của doanh nghiệp siêu nhỏ để sẵn sàng chuyển đổi lên doanh nghiệp cũng như quản trị tốt hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với quy định về việc sử dụng đầy đủ hóa đơn điện tử trong mua, bán thì các sổ này đều được lập trên hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, chứng từ thanh toán, việc lập bao nhiêu sổ không còn là vấn đề.
Hộ kinh doanh cần xác định doanh thu thực tế hiện nay và dự kiến tăng trưởng doanh thu 2026 để biết mình sẽ thuộc 1 trong 3 nhóm nào nêu trên để chuẩn bị thực hiện cho tốt.
Bên cạnh đó, hộ kinh doanh cần kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho tại thời điểm 31/12/2025 để chuyển từ khoán sang kê khai, từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp. Bảng kê hàng tồn kho theo thực tế và có phân loại hàng có hóa đơn mua vào, có bảng kê mua vào, không có hóa đơn chứng từ và tự chịu trách nhiệm về số liệu kiểm kê của mình.
Đồng thời, để sẵn sàng chuyển đổi, hộ kinh doanh có ước tính doanh thu thực tế nếu 1 tỷ đồng trở lên thì cần phải thực hiện hóa đơn điện tử càng sớm, càng tốt, khuyến nghị hộ kinh doanh nên sử dụng các sản phẩm vừa hỗ trợ quản lý bán hàng, quản lý nhập, xuất kho, quản lý thanh toán cùng với hóa đơn điện tử.
Trước băn khoăn của MC về việc những điểm nào dễ gây hiểu sai nhất khiến hộ kinh doanh bị nhắc nhở hoặc xử phạt trong quá trình kê khai và nộp thuế với những quy định rất mới, bà Lê Thị Duyên Hải cho biết, những sai sót khiến hộ kinh doanh dễ bị nhắc nhở hoặc xử phạt là: Không xuất hóa đơn ngay khi bán hàng mà dồn cuối ngày, bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm; Thiếu hóa đơn đầu vào, mua hàng không chứng từ phải giải trình; Dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền kinh doanh, gây khó chứng minh dòng tiền và dễ bị rà soát
Giải pháp đồng hành cùng tiểu thương
Ở góc độ giải pháp đồng hành, với những khó khăn trên, theo anh Phùng Ngọc Hoàng, ngân hàng là người đồng hành phù hợp nhất với tiểu thương, đặc biệt tại các vùng nông thôn, thị trấn.
Trong đó Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam (BIDV) có lợi thế về mạng lưới Chi nhánh và tiên phong cung cấp các giải pháp cho hộ kinh doanh, có thể trực tiếp cung cấp dịch vụ hoặc kết nối giải pháp phù hợp nhất cho tiểu thương.
Ở khía cạnh vận hành, anh Hoàng gợi ý hộ kinh doanh cần xác định mình thuộc nhóm nào theo quy định mới. Từ đó hiểu rõ nghĩa vụ tương ứng, chủ động lựa chọn và sử dụng công cụ hỗ trợ ở giai đoạn “thử nghiệm” ngay từ bây giờ đến trước khi quy định chính thức có hiệu lực; liệt kê các khó khăn, vướng mắc trong toàn bộ chuỗi từ bán hàng - thu tiền - xuất hóa đơn - lập báo cáo; sau đó liên hệ ngân hàng, đơn vị cung cấp giải pháp, cơ quan thuế cơ sở hoặc Hội Tư vấn thuế để được tư vấn cụ thể.
Anh Phùng Ngọc Hoàng chia sẻ thêm về giải pháp của BIDV - ứng dụng quản lý bán hàng MyShop Pro được tích hợp ngay trên ứng dụng ngân hàng. Giải pháp được thiết kế dành riêng cho tiểu thương và hộ kinh doanh, giúp hạn chế sai lệch dữ liệu, giảm áp lực kê khai và đảm bảo minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế.
Theo anh Hoàng, ứng dụng MyShop Pro giúp tự động hóa nhiều công đoạn vốn gây áp lực cho chủ quán, như: Ghi nhận bán hàng và thu–chi tại một chỗ, tự tổng hợp báo cáo phục vụ kê khai điện tử; Kết nối thanh toán số/QR/Loa thanh toán để giao dịch ‘chạy thẳng’ vào sổ, hạn chế lệch giữa sổ và tiền thực; Lưu chứng từ điện tử & nhắc lịch thuế theo tháng/quý, sẵn mẫu tờ khai đúng chuẩn cơ quan thuế; Chuẩn hóa danh mục & định dạng báo cáo để chia sẻ nhanh cho kế toán/kê khai khi cần.
Anh Hoàng chia sẻ thêm, ngân hàng BIDV hỗ trợ tiểu thương và các hộ kinh doanh rất tốt khi miễn phí trọn đời cho khách hàng đăng ký sử dụng MyShop Pro trong năm 2025.
Trước những thông tin về MyShop Pro, bà Lê Thị Duyên Hải chia sẻ: “Tôi thấy là các tính năng hỗ trợ của MyShop Pro gần như đã đáp ứng được các quy định về thuế, hoá đơn điện tử của hộ kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh sử dụng giải pháp này của BIDV thì cũng có thể yên tâm về việc tuân thủ thuế”.
Khép lại tập 2, cuộc trò chuyện đã phần nào giúp tiểu thương gỡ rối hai nỗi lo lớn nhất trong vận hành: sổ sách dễ lệch và áp lực tuân thủ thuế trong bối cảnh quy định mới chuẩn bị áp dụng. Những chia sẻ từ bà Lê Thị Duyên Hải và anh Phùng Ngọc Hoàng cho thấy chỉ cần duy trì ghi nhận nhất quán, đối soát cuối ngày, lưu chứng từ đầy đủ và sử dụng đúng công cụ hỗ trợ, việc kê khai - nộp thuế hoàn toàn có thể trở nên nhẹ nhàng và minh bạch hơn.
Trong hành trình chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh, mỗi tiểu thương đều có thể bắt đầu từ những bước rất nhỏ nhưng mang lại tác động lớn. Và mục tiêu của chương trình là đồng hành cùng bà con trên từng chặng đường đó.
Series sẽ tiếp tục với tập 3, nơi chúng ta sẽ bàn về một chủ đề khác cũng được quan tâm: “Quảng cáo: Đầu tư hay ném tiền qua cửa sổ?”, giúp tiểu thương hiểu đúng, làm đúng và chi tiêu hiệu quả hơn cho hoạt động marketing.
Tiểu thương thông thái - Series podcast dành riêng cho các hộ kinh doanh, tiểu thương do Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam (BIDV) phối hợp cùng CafeBiz thực hiện, phản ánh chân thực những áp lực không phải của riêng bất kỳ ai như tự theo dõi thu-chi, xử lý sổ sách - thuế, chạy quảng cáo hiệu quả, kiểm soát chi phí và duy trì dòng tiền ổn định với nguồn lực hạn chế.
Mỗi tập podcast đều hướng tới việc giúp tiểu thương khám phá ít nhất một cách làm mới, dễ áp dụng ngay tại cửa hàng. Cùng với sự tham gia tư vấn từ những chuyên gia, series này sẽ cung cấp giải pháp vận hành minh bạch, giúp tiểu thương tối ưu hóa vốn và kiểm soát lợi nhuận, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
.png "Cổ phiếu của tỷ phú Phạm Nhật Vượng được tự doanh CTCK \"gom\" đột biến trong phiên 11/12")
