Vận hành cửa hàng nhỏ giữa thời bán đa kênh: Bài toán quản lý thu - chi được giải mã trong tập 1 “Tiểu thương thông thái”

Trước bối cảnh đó, CafeBiz phối hợp cùng Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam (BIDV) thực hiện series podcast 5 tập mang tên “Tiểu thương thông thái”, tại đây, những chuyên gia giàu kinh nghiệm và chính các hộ kinh doanh/tiểu thương thực tế sẽ cùng chia sẻ các câu chuyện thật, bóc tách trăn trở thật, và phân tích tận gốc những vấn đề nan giải trong quá trình buôn bán, kinh doanh hàng ngày.

Series tập trung phân tích các vấn đề phổ biến như quản lý thu-chi, sổ sách- thuế, chạy quảng cáo hiệu quả, tối ưu vốn và vận hành mỗi ngày. Mỗi tập hướng tới việc giúp tiểu thương khám phá một cách làm mới, dễ áp dụng ngay tại cửa hàng, từ đó cải thiện doanh thu và kiểm soát lợi nhuận rõ ràng hơn.

Mở đầu series, tập 1 tập trung vào chủ đề quen thuộc với nhiều hộ kinh doanh đa kênh: quản lý thu-chi và dòng tiền. Với sự tham gia của chị Hoàng Mai Phương - chủ một cửa hàng kính mắt tại Hà Nội và anh Trần Hồng Hà - Phó Giám đốc BIDV Chi nhánh Hoàn Kiếm, tập 1 phản ánh những khó khăn phổ biến khi doanh thu, đơn hàng và dữ liệu vận hành rời rạc, trong khi mỗi ca làm chỉ có 1-2 nhân viên phụ trách nhiều công việc cùng lúc.

Khi tiểu thương bán đa kênh phải “ôm” quá nhiều việc

Mở đầu chương trình, MC phác họa một khung cảnh quen thuộc của rất nhiều cửa hàng nhỏ: Trong giờ cao điểm, khách tại quầy hỏi giá - thử mẫu, khách trên Facebook nhắn chốt đơn, shipper gọi lấy hàng, nhân viên loay hoay ghi chép, còn chủ cửa hàng thì phải vừa bán vừa “trông” dòng tiền.

Theo chia sẻ của chị Mai Phương, trước khi có công cụ hỗ trợ, một ngày bán hàng tại cửa hàng của chị luôn trong tình trạng quá tải. Buổi sáng phải kiểm tồn và xử lý tin nhắn dồn từ hôm trước; trong ngày vừa tư vấn trực tiếp, vừa trả lời inbox và trao đổi với shipper. Dù có 2-3 nhân viên, giờ cao điểm vẫn dễ xảy ra tình trạng sót đơn hoặc nhầm lẫn. Khâu căng thẳng nhất là đối soát cuối ngày, khi chị phải kiểm lại đơn online, hóa đơn bán tại quầy và đối chiếu tiền mặt - chuyển khoản, có ngày phải làm đến ba lần mới khớp số liệu.

Đây không phải vấn đề của riêng một cửa hàng. Theo anh Trần Hồng Hà - Phó Giám đốc BIDV Chi nhánh Hoàn Kiếm, những khó khăn mà chị Phương trải qua chính là bức tranh điển hình của phần lớn tiểu thương chưa số hóa vận hành. 

Trong tất cả các bước, chị Phương cho biết mình muốn “giao việc” nhất cho một ứng dụng chính là quản lý doanh thu và đơn hàng. Chị Mai Phương chia sẻ: “Với hộ kinh doanh như mình, việc quản lý doanh thu, đơn hàng và quản lý dòng tiền là quan trọng nhất”. 

Đây cũng là vấn đề nhiều tiểu thương gặp phải khi: Mỗi kênh bán hàng ghi nhận ở một nơi khác nhau; Nhân viên làm lỗi hoặc ghi thiếu; Cuối ngày chốt ca mà tiền không khớp; Cửa hàng tăng trưởng nhưng chủ lại ngày càng… “bí” trong hàng loạt dữ liệu doanh thu, chi phí.

Giải pháp giúp chủ cửa hàng quản lý tối ưu

Ở góc độ ngân hàng, anh Trần Hồng Hà chia sẻ về giải pháp của BIDV - ứng dụng quản lý bán hàng MyShop Pro, giúp giải quyết đúng những điểm nghẽn phổ biến nhất của tiểu thương.

Anh Hà cho biết, MyShop Pro là ứng dụng quản lý bán hàng tích hợp ngay trên ứng dụng ngân hàng BIDV SmartBanking, do đó những đơn hàng được khởi tạo từ MyShop Pro sẽ được tự động ghi nhận doanh thu vào tài khoản, tự động đối soát đơn hàng với doanh thu trong ngày. 

Bên cạnh đó, trên MyShop Pro, chủ cửa hàng có thể phân quyền cho nhân viên và quản lý doanh thu theo từng đơn hàng mà nhân viên đó tạo nên trên cả kênh online và offline. Do đó, cuối ngày chủ cửa hàng có thể dễ dàng đối chiếu được tổng hàng hóa bán được trong ngày với doanh thu trên từng kênh, giải quyết bài toán quan trọng nhất là đối soát tự động doanh thu và đơn hàng cho các tiểu thương. 

Về ứng dụng công nghệ trong hỗ trợ vận hành, anh Trần Hồng Hà cho biết MyShop Pro hiện tích hợp tính năng AI có thể tự động nhập dữ liệu sản phẩm, giúp các hộ kinh doanh giảm đáng kể thời gian thao tác thủ công. Theo anh Hà: “MyShop Pro có thể quét và nhận diện danh mục hàng hóa của cửa hàng, tự động nhập dữ liệu sản phẩm thay cho việc nhập tay. Điều này giúp các hộ kinh doanh tiết kiệm nhiều thời gian và có thêm nguồn lực để tập trung vào kinh doanh và phát triển cửa hàng.”

Khi được hỏi về chi phí sử dụng, anh Hà khẳng định: “MyShop Pro đang miễn phí trọn đời cho khách hàng đăng ký trong năm 2025. BIDV sẵn lòng đồng hành, hỗ trợ tiểu thương vận hành trôi chảy hơn, không tạo thêm gánh nặng chi phí hay yêu cầu kỹ thuật quá phức tạp, từ đó, chủ cửa hàng có thể hoàn toàn tập trung vào hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng”. 

Qua gần 20 phút trò chuyện, tập 1 của “Tiểu Thương Thông Thái” khái quát rõ những vấn đề gây áp lực cho người bán đa kênh: Đơn từ nhiều nơi, dữ liệu rời rạc; Doanh thu dễ lệch, giao ca mệt mỏi; Báo cáo cuối ngày mất nhiều thời gian; Câu hỏi “Hôm nay lãi bao nhiêu?” không dễ trả lời. 

Nhưng khi có một “trợ lý toàn năng” như MyShop Pro, mọi thứ trở nên gọn gàng hơn: đơn gom về một chỗ, thu-chi gắn với từng đơn - từng nhân viên, đối soát tự động, báo cáo lãi lỗ ngay trên điện thoại. Nhờ vậy mà việc kinh doanh, vận hành trở nên đỡ rối hơn. 

Series sẽ tiếp tục với Tập 2: “Thuế, sổ sách - nghe thôi đã đau đầu”, hứa hẹn mang đến nhiều kiến thức thực tế và hữu ích cho cộng đồng hộ kinh doanh nhỏ.

Tiểu thương thông thái - Series podcast dành riêng cho các hộ kinh doanh, tiểu thương do Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam (BIDV) phối hợp cùng CafeBiz thực hiện, phản ánh chân thực những áp lực không phải của riêng bất kỳ ai như tự theo dõi thu-chi, xử lý sổ sách - thuế, chạy quảng cáo hiệu quả, kiểm soát chi phí và duy trì dòng tiền ổn định với nguồn lực hạn chế.

Mỗi tập podcast đều hướng tới việc giúp tiểu thương khám phá ít nhất một cách làm mới, dễ áp dụng ngay tại cửa hàng. Cùng với sự tham gia tư vấn từ những chuyên gia, series này sẽ cung cấp giải pháp vận hành minh bạch, giúp tiểu thương tối ưu hóa vốn và kiểm soát lợi nhuận, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.