Tiền lương người lao động khi nào được tính vào chi phí của hộ kinh doanh?

Nhiều hộ kinh doanh hiện nay thuê lao động để phục vụ hoạt động bán hàng, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, không ít người băn khoăn liệu khoản tiền lương trả cho người lao động có được tính vào chi phí khi xác định thu nhập tính thuế hay không, đặc biệt trong trường hợp chưa tham gia bảo hiểm xã hội.

Giải đáp vấn đề này tại một cuộc hội thảo về chính sách thuế, bà Nguyễn Thị Thu Hà, Chuyên viên chính Ban Chính sách, Thuế quốc tế, cho biết quy định về tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc vẫn được thực hiện theo pháp luật về bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, xét dưới góc độ thuế, Nghị định số 68/2026/NĐ-CP đã quy định rõ điều kiện để khoản tiền lương được tính vào chi phí đối với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp xác định thuế theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất.

Theo đó, khoản tiền lương trả cho người lao động chỉ được tính trừ vào chi phí nếu người lao động ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định. Đây là một trong những căn cứ để xác định chi phí hợp lý khi tính thu nhập chịu thuế của hộ kinh doanh.

Điều kiện được tính chi phí phụ thuộc vào phương pháp tính thuế

Bà Nguyễn Thị Thu Hà, Chuyên viên chính Ban Chính sách, Thuế quốc tế, cho biết, Nghị định số 68/2026/NĐ-CP quy định rõ hộ kinh doanh khi đã lựa chọn phương pháp xác định thuế theo thu nhập tính thuế nhân thuế suất thì phải áp dụng ổn định phương pháp này trong thời gian 2 năm.

Với phương pháp này, việc xác định thu nhập tính thuế được thực hiện trên cơ sở doanh thu sau khi trừ các khoản chi phí hợp lý theo quy định. Vì vậy, khoản tiền công, tiền lương trả cho người lao động muốn được tính vào chi phí phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện, trong đó có yêu cầu về hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội.

Trong khi đó, nếu hộ kinh doanh lựa chọn phương pháp tính thuế theo doanh thu nhân với thuế suất, số thuế được xác định trực tiếp trên doanh thu theo tỷ lệ quy định. Với phương pháp này, khoản tiền lương trả cho người lao động không phải là yếu tố để xác định số thuế phải nộp, do đó người kinh doanh không phải tính đến việc khoản chi này có được trừ hay không khi xác định nghĩa vụ thuế.

Theo bà Nguyễn Thị Thu Hà, việc lựa chọn phương pháp tính thuế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách xác định thu nhập và chi phí của hộ kinh doanh. Vì vậy, người kinh doanh cần nắm rõ quy định ngay từ khi lựa chọn phương pháp tính thuế để thực hiện đúng trong suốt thời gian áp dụng.

Điều này cũng cho thấy việc lựa chọn phương pháp tính thuế không chỉ ảnh hưởng đến cách xác định số thuế phải nộp mà còn tác động đến việc hạch toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. Do đó, hộ kinh doanh cần rà soát phương pháp tính thuế đang áp dụng, đồng thời thực hiện đầy đủ các quy định về hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội theo quy định để bảo đảm quyền lợi cũng như hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.