Nền tảng trực tuyến cho doanh nghiệp giải quyết tranh chấp thuận lợi và linh hoạt

Theo ông Vũ Tiến Lộc, Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam VIAC, nền tảng VIAC eCase sẽ là cơ chế kỹ thuật số bảo đảm thực thi hợp đồng phù hợp cho các hợp đồng điện tử, góp phần vào mục tiêu hướng tới kinh tế số của đất nước.

Với nền tảng VIAC eCase, việc giải quyết tranh chấp giữa các bên sẽ thuận lợi hơn rất nhiều cho các doanh nghiệp thông qua cơ chế giải quyết trực tuyến. Các doanh nghiệp và luật sư không cần mất thời gian di chuyển, hay đệ trình tài liệu giấy, mà chỉ cần thực hiện truy cập vào nền tảng VIAC eCase thông qua cổng vào từ Website VIAC hoặc trực tiếp trên 3 tên miền của VIAC eCase, ở đây Nền tảng cho phép người dùng có thể trực tiếp tạo Đơn khởi kiện theo form có sẵn hoặc có thể tải một Đơn khởi kiện đã có sẵn lên nền tảng. Những thông tin cơ bản của người trực tiếp thực hiện thao tác nộp Đơn được hệ thống lưu lại để đảm bảo tính trung thực của việc nộp Đơn.

Ngoài ra, cơ chế giải quyết trực tiếp trên nền tảng VIAC eCase còn bao gồm những ưu điểm sau:

Trong suốt quá trình diễn ra các bước của thủ tục giải quyết tranh chấp tại VIAC, VIAC eCase giúp các bên, các luật sư và các trọng tài viên quản lý cùng lúc các vụ tranh chấp mà họ đang tham gia tại VIAC. Bao gồm việc tra cứu tài liệu, quản lý lịch biểu tố tụng, trong suốt quá trình tố tụng trọng tài.

Các bên đều có thể thực hiện việc truy cập hồ sơ vụ tranh chấp cụ thể của mình. Các tài liệu của phía nguyên đơn nằm ở thư mục của nguyên đơn và tương tự với bị đơn; các văn bản/chỉ thị/quyết định của VIAC và Hội đồng trọng tài cũng được quản lý riêng ở một thư mục. Toàn bộ các hồ sơ tài liệu được sắp xếp theo thời gian tải lên Thư mục Vụ kiện (Case Folder) và có cách đặt tên thống nhất để tiện tra cứu.

Các lịch tổ chức các cuộc họp, các phiên họp giải quyết tranh chấp và các lịch quan trọng khác (như các thời hạn thực hiện việc đệ trình của các bên) được cập nhật trên Lịch công việc. Thông qua các lịch phiên họp các bên có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp và phiên họp trực tuyến trong Vụ tranh chấp của mình.

Các thông báo được VIAC eCase tự động gửi tới email của các bên tranh chấp, các luật sư và các trọng tài viên ngay khi có tài liệu mới (các tài liệu do các bên đệ trình hoặc các văn bản quyết định/chỉ thị/thông báo của VIAC hoặc Hội đồng Trọng tài), các lịch sự kiện mới được đưa vào Vụ tranh chấp. Các nhắc lịch cũng được VIAC eCase tự động gửi qua email khi tới gần thời điểm các thời hạn tố tụng; thời điểm tổ chức các cuộc họp, phiên họp. Đặc biệt, khi thực hiện các hoạt động trên môi trường Internet, vấn đề bảo mật luôn là nội dung được VIAC quan tâm hàng đầu để đảm bảo an ninh an toàn của các bên liên quan, doanh nghiệp.

Trao đổi bên lề sự kiện, ông Nguyễn Ngọc Hoàng – Giám đốc, Khối  Digital Lighthouse, KPMG Việt Nam và Campuchia, đại diện liên danh Nhà thầu đã cùng với VIAC thực hiện xây dựng VIAC eCase đã có những chia sẻ về quá trình phát triển nền tảng này.

Chúng ta thường nói, việc chuyển đổi số phải tập trung vào giải quyết những “nỗi đau”. Với VIAC eCase, “nỗi đau” lớn nhất mà nó giải quyết được là gì ạ?

Tôi nghĩ “nỗi đau” lớn nhất mà VIAC eCase giải quyết được là giảm thiểu giấy tờ. Giấy tờ càng nhiều thì càng làm quy trình vận hành quản lý nặng nề và tốn kém. Tốn kém không chỉ ở khâu tạo lập, phê duyệt giấy tờ, mà còn ở khâu luân chuyển và lưu trữ giấy tờ. . Với nền tảng VIAC eCase, gần như tất cả thông tin, dữ liệu đang được lưu trữ trên giấy thì sẽ được được số hóa, lưu trữ trực tuyến và truyền tải, chia sẻ với nhau trên môi trường mạng internet. Việc truy vấn  thông tin cũng sẽ trở nên vô cùng dễ dàng. Chỉ cần vài cú click và vài thao tác trên bàn phím  các bên có thể lập tức truy xuất toàn bộ  đến sự vụ của mình. sự vụ của mình. Điều này rõ ràng cho thấy nền tảng VIAC eCase giúp gia tăng hiệu quả và bên cạnh đó 

Bên cạnh đó, thiếu hụt góc nhìn quản trị tổng thể cũng là một “nỗi đau” mà eCase phải giải quyết được. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ mà đặt ra ngay từ đầu với eCase là phải có được góc nhìn quản trị. Trước đây, báo cáo bằng giấy tờ báo cáo  báo cáo thống kê sẽ khá mất thời gian. Với nền tảng eCase thì chỉ cần một cú click, ngay lập tức VIAC có thể truy cập được dashboard thông tin quản trị các biểu đồ biểu đồ, số liệu  về bao nhiêu vụ đang xử lý, đang ở giai đoạn nào và đang được giao cho ai quản lý, có đang gặp vấn đề gì hay không., Từ đó, giúp ban lãnh đạo và cấp quản lý của VIAC ngay lập tức có thông tin quản trị chính xác, để có thể ra quyết định quản trị kịp thời.

Trong quá trình phát triển nền tảng VIAC eCase, yếu tố nào là thách thức lớn nhất?

Thách thức lớn nhất chính là cân bằng và dung hòa  kỳ vọng của người dùng với kiến trúc tổng thể của giải pháp.

Khi người dùng mới sử dụng một nền tảng, họ sẽ mang vào đó rất nhiều mong muốn. Mà trong tình huống phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu, để đảm bảo được kiến trúc tổng thể thì mỗi một yêu cầu mới có thể sẽ phải “hy sinh” một yêu cầu khác. 

Như vậy, đội ngũ phát triển phải làm sao để mà cân bằng và dung hòa được giữa kiến trúc tổng thể của ứng dụng với những yêu cầu mang tính cá nhân của người dùng. Làm sao để người dùng vẫn tin tưởng vào nền tảng, cho dù có những yêu cầu cá nhân cần phải được hi sinh để đảm bảo bức tranh tổng thể chung của giải pháp.

Tuy nhiên, điều may mắn là các lãnh đạo của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) có mức độ quyết tâm rất cao trong việc phát triển nền tảng VIAC eCase. VIAC luôn đặt trọng tâm và dành nguồn lực cho hoạt động nghiên cứu cải tiến quy trình giải quyết tranh chấp tại Trung tâm. Từ đó, đã hỗ trợ đội dự án trong việc cân bằng giữa yêu cầu của người dùng và kiến trúc tổng thể của giải pháp.

Việc phát triển một nền tảng số trong lĩnh vực tư pháp có gì khác biệt so với các lĩnh vực khác?

Với ngành tư pháp, thì những bên có liên quan, người dùng ứng dụng chính là những luật sư, những người rất mạnh về pháp lý, thì đặc thù là ngôn ngữ tư pháp phải rất chuẩn xác, logic. Luật sư là đối tượng người dùng trí thức cao, nên họ hiểu rất rõ nhu cầu của mình cũng như sẵn sàng phản biện với các bất cập.

Đó cũng là một bài toán rất thú vị. Làm sao mà có thể thuyết phục, hỗ trợ các luật sư chuyển đổi cách làm việc hiện tại thành online, ứng dụng công nghệ một cách lưu loát. Ngay từ những việc nhỏ nhất, như đối tượng người dùng đang có thói quen đọc giấy, thì phải làm sao để những giao diện của hệ thống phải thân thiện để khi người dùng xem trên máy tính vẫn thật dễ dàng. 

Vì sao có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp công nghệ nhưng VIAC lại phối hợp với KPMG trong dự án này?

Đúng là có rất nhiều đơn vị phát triển các nền tảng công nghệ tại Việt Nam. Nhưng điểm khác biệt mà KPMG có thể tự tin chính là năng lực tư vấn. Bên cạnh những kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ, thì còn là những kiến thức, kinh nghiệm về chính các nghiệp vụ chuyên môn của nền tảng. Trong chính KPMG cũng có đội ngũ luật sư, luôn sẵn sàng ở đó để sẵn sàng tư vấn các yếu tố phi kỹ thuật.

Chính năng lực đó đã giúp phá vỡ “vách ngăn” mà các công ty công nghệ có thể gặp phải khi tư vấn chuyển đổi số cho các lĩnh vực đặc thù. KPMG và TMA Solutions và VIAC tạo nên sự phối hợp 3 bên với nhau rất chặt chẽ, mang lại một  sản phẩm không chỉ nổi bật về công nghệ, mà còn đáp ứng được sát nhất yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn của người dùng.

Cảm ơn ông!