Trong nhiều năm, không ít doanh nghiệp vẫn quan niệm rằng chỉ cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ là có thể đưa chi phí vào để giảm thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, với sự ra đời của Thông tư 20/2026/TT-BTC, cách tiếp cận này đang dần trở nên lỗi thời. Cơ quan thuế không còn dừng lại ở việc kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, mà đi sâu hơn vào bản chất giao dịch, tính hợp lý của chi phí và khả năng chứng minh dòng tiền thực tế. Điều này buộc doanh nghiệp phải thay đổi tư duy: tối ưu thuế không còn là “đẩy chi phí vào”, mà là làm sao để giữ được chi phí một cách hợp pháp và bền vững.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp rơi vào nghịch lý: chi phí phát sinh là có thật nhưng vẫn bị loại khi quyết toán. Nguyên nhân không nằm ở việc “chi sai”, mà ở chỗ không chứng minh được mình chi đúng.
Chẳng hạn, một doanh nghiệp thương mại chi 200 triệu đồng cho hoạt động marketing, có đầy đủ hóa đơn nhưng không lưu lại dữ liệu quảng cáo, không có báo cáo chiến dịch hay bằng chứng triển khai. Khi cơ quan thuế kiểm tra, khoản chi này bị đánh giá là thiếu cơ sở xác thực và bị loại toàn bộ. Ngược lại, một doanh nghiệp khác với cùng khoản chi nhưng có hợp đồng rõ ràng, báo cáo hiệu quả, dữ liệu chạy quảng cáo và trao đổi công việc đầy đủ lại được chấp nhận. Sự khác biệt không nằm ở số tiền, mà nằm ở khả năng chứng minh bản chất giao dịch.
Để tránh rơi vào tình huống “chi thật nhưng vẫn bị loại”, doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc chuẩn hóa chứng từ ngay từ đầu. Một khoản chi an toàn không chỉ cần hóa đơn, mà còn nên có đầy đủ hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu và các bằng chứng liên quan.
Ví dụ với chi phí dịch vụ tư vấn 100 triệu đồng, nếu chỉ có hóa đơn thì rủi ro vẫn rất cao. Nhưng nếu kèm theo đề xuất dịch vụ, nội dung tư vấn, email trao đổi và báo cáo kết quả, khoản chi này sẽ trở nên “có sức nặng” hơn rất nhiều khi giải trình với cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, việc kiểm soát dòng tiền đang trở thành một “bộ lọc” quan trọng.
Xu hướng quản lý mới cho thấy các khoản thanh toán bằng tiền mặt, đặc biệt khi có dấu hiệu chia nhỏ hoặc thiếu nhất quán, rất dễ bị nghi ngờ. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã chủ động thiết lập quy định nội bộ theo hướng ưu tiên thanh toán qua ngân hàng, ngay cả với các khoản chi giá trị không lớn. Điều này không chỉ giúp giảm rủi ro thuế mà còn tạo ra một hệ thống tài chính minh bạch, dễ kiểm soát.
Chẳng hạn, việc mua nguyên vật liệu 30 triệu đồng nếu được thanh toán chuyển khoản, kèm hợp đồng và hóa đơn đầy đủ, gần như không có rủi ro. Nhưng nếu thanh toán tiền mặt trong nhiều lần nhỏ, dù tổng giá trị không thay đổi, vẫn có thể bị đặt dấu hỏi về tính minh bạch. Chưa kể trường hợp, các khoản thanh toán từ 5 triệu trở lên nếu dùng tiền mặt sẽ trở nên rất khó giải thích với cơ quan thuế.
Một nhóm chi phí quan trọng khác là chi phí tiền lương và phúc lợi cho người lao động. Đây là khoản chi thường xuyên, giá trị lớn và dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp thiếu quy chế rõ ràng. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp chi thưởng cuối năm với số tiền lớn nhưng không có quy định cụ thể từ trước, dẫn đến việc bị loại khi quyết toán. Ngược lại, nếu doanh nghiệp xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch, được ban hành nội bộ và áp dụng nhất quán, thì các khoản chi này hoàn toàn có thể được chấp nhận.
Ví dụ, khoản thưởng Tết 02 tháng lương sẽ được tính vào chi phí hợp lệ nếu đã được quy định trong chính sách công ty và có đầy đủ chứng từ chi trả.
Chi phí khấu hao tài sản cố định cũng là một “vùng” cần được quản lý chặt chẽ. Một doanh nghiệp mua máy móc phục vụ sản xuất với đầy đủ hồ sơ, trích khấu hao đúng quy định thì chi phí này được chấp nhận một cách rõ ràng. Tuy nhiên, nếu tài sản đứng tên doanh nghiệp nhưng lại phục vụ mục đích cá nhân, chẳng hạn như xe ô tô dùng riêng cho lãnh đạo mà không chứng minh được liên quan đến hoạt động kinh doanh, thì phần chi phí khấu hao tương ứng có thể bị loại. Điều này cho thấy yếu tố “phục vụ kinh doanh” luôn là tiêu chí xuyên suốt, không thể thay thế bằng chứng từ hình thức.
Ngoài ra, chi phí lãi vay cũng đang được kiểm soát chặt hơn, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường chống chuyển giá. Một khoản vay có hợp đồng rõ ràng, lãi suất phù hợp với thị trường và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được chấp nhận. Nhưng nếu doanh nghiệp vay từ cá nhân với lãi suất cao bất thường hoặc không chứng minh được mục đích sử dụng vốn, phần chi phí lãi vay vượt mức hợp lý hoàn toàn có thể bị loại.
Một sai lầm phổ biến khác là dồn chi phí vào cuối năm nhằm mục đích giảm thuế. Cách làm này không chỉ khiến báo cáo tài chính mất cân đối mà còn dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ. Thay vào đó, chi phí cần được ghi nhận và phân bổ theo đúng thực tế phát sinh, phản ánh trung thực hoạt động kinh doanh trong từng giai đoạn. Khi dòng chi phí “đi cùng” dòng hoạt động, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc hơn khi giải trình.
Nhìn tổng thể, Thông tư 20/2026/TT-BTC không làm khó doanh nghiệp bằng các quy định phức tạp, mà buộc doanh nghiệp phải minh bạch và nhất quán trong cách vận hành. Trong bối cảnh đó, tối ưu chi phí thuế không còn là câu chuyện xử lý số liệu ở cuối kỳ, mà là quá trình quản trị xuyên suốt từ khi giao dịch phát sinh. Doanh nghiệp nào hiểu và thích nghi sớm sẽ không chỉ giảm thiểu rủi ro bị truy thu, mà còn tận dụng được tối đa lợi ích từ các khoản chi hợp lệ.
Nói cách khác, “cuộc chơi” đã thay đổi: không phải chi càng nhiều là giảm thuế càng tốt, mà là chi đúng, chứng minh được và kiểm soát được mới là chìa khóa để tối ưu một cách bền vững.
.png "Quý I/2026, tổng tài sản SHS tăng 47%, doanh số môi giới tăng 86%")
