Sự thật về PowerPoint: Làm cho bài thuyết trình trở nên tệ hơn, khiến Jeff Bezos cấm dùng tại mọi cuộc họp ở Amazon

Philip Crosby - tác giả nổi tiếng tại Hoa Kỳ từng nhận định: "Không ai có thể ghi nhớ nhiều hơn ba luận điểm cùng một lúc". Nghĩa là não bộ của con người không thể tiếp nhận quá nhiều thông tin trong cùng một khoảng thời gian nhất định.

Để khắc phục nhược điểm này, các diễn giả thường cố gắng tìm kiếm những công cụ bổ trợ nhằm thu hút tối đa sự chú ý từ phía người nghe. Họ dùng âm nhạc, video, các trò chơi tăng tính tương tác và thường thấy nhất chính là PowerPoint - một công cụ trình chiếu thông dụng.

Nhờ lợi thế về tính trực quan, sinh động cùng quy trình thiết kế đơn giản, Powerpoint đã trở thành một công cụ quen thuộc, một trợ thủ đắc lực cho mọi bài thuyết trình, từ các bạn học sinh, sinh viên đến các doanh nghiệp, tổ chức, hầu như ai cũng ưu tiên lựa chọn.

Tuy nhiên, cũng vì lối suy nghĩ mặc định rằng thuyết trình phải đi kèm với PowerPoint nên mọi người dần sử dụng công cụ trình chiếu này như một thói quen, một yêu cầu bắt buộc trong khi hiệu quả thực sự mà chúng có thể mang lại vẫn là một dấu hỏi lớn.

Thậm chí, theo một nghiên cứu từ việc đánh giá sinh viên mới vào trường, đang theo học và mới tốt nghiệp bằng Collegiate Learning Assessment, các nhà khoa học Mỹ đã phải thừa nhận rằng PowerPoint chẳng những không nâng cao kỹ năng tự học mà còn khiến sinh viên trở nên lười biếng hơn.

Phải chăng đây là lý do mà các tổ chức diễn thuyết chuyên nghiệp như Ted Talk đang có xu hướng tối giản hóa các bản trình chiếu và tập trung nhiều hơn vào nội dung bài thuyết trình?

PowerPoint được ra đời với mục đích tạo điểm nhấn cho quá trình phát biểu, chia sẻ của con người. Tuy nhiên, chúng ta lại đang cố gắng biến công cụ này thành một kho lưu trữ kiến thức khổng lồ, gây nhàm chán cho bài thuyết trình.

Dễ thấy nhất là những bản trình chiếu kết thúc học phần của các bạn sinh viên với khối lượng chữ mà khán giả phải đọc liên tục mới có thể theo kịp. Lúc này, PowerPoint chẳng những không thể tạo được điểm nhấn mà còn là tác nhân khiến mọi người chán nản, đánh mất sự tập trung vào phần trình bày.

Bản chất của thuyết trình là thu hút và thuyết phục người khác bằng hệ thống luận điểm và lập luận thông qua kênh truyền tải chính là thính giác. Mặc dù các diễn giả thường cố gắng tìm kiếm những điểm chạm với khán giả bằng cách kích thích nhiều giác quan khác nhau, song, mục đích cuối cùng vẫn là để "kéo" sự tập trung về thông điệp mà họ đang chia sẻ.

Vì thế, sự tồn tại của những công cụ hỗ trợ như PowerPoint phải tuân thủ nguyên tắc hàng đầu là tạo điểm nhấn và bổ trợ trực tiếp cho nội dung bài thuyết trình. Theo đó, PowerPoint phải được tối giản về mặt chữ thay vì cố gắng nhồi nhét kiến thức.

Bài thuyết trình của những nhà lãnh đạo Apple là minh chứng kinh điển nhất cho điều này. Từ Steve Jobs đến Tim Cook, bao giờ PowerPoint cũng chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong bài chia sẻ của họ. Mỗi slide thuyết trình chỉ có trung bình 40 chữ. Nó buộc khán giả phải tập trung vào câu chuyện nếu muốn hiểu hết được vấn đề và nó cũng buộc diễn giả phải có được sự chuẩn bị tốt hơn về mặt nội dung nhằm tối đa hiệu quả chia sẻ.

Thậm chí, nhiều trường hợp sự xuất hiện của PowerPoint là vô nghĩa. Chẳng hạn như diễn giả nổi tiếng Lê Thẩm Dương. Hầu như chẳng bao giờ ông dùng tới các bản trình chiếu nhưng độ thu hút và lôi cuốn khi thuyết trình của ông luôn giữ được sức nóng qua nhiều giờ liền.

Hay như tại buổi lễ tốt nghiệp của trường Đại học Stanford năm 2005, Steve Jobs không cần bất cứ slide nào vẫn khiến bài thuyết trình ngày hôm ấy được chia sẻ và đón nhận như một thông điệp bất hủ dành cho người trẻ suốt nhiều thập kỷ. Hoặc như tỷ phú Jack Ma đã khuấy động sự hứng khởi của hơn 3000 sinh viên Việt Nam tại trung tâm Hội nghị Quốc gia (2017) với bài chia sẻ dài suốt một giờ đồng hồ và không cần nhờ đến bất cứ một thiết bị trình chiếu hỗ trợ nào.

Thực tế còn chứng minh, PowerPoint khiến người nói bị phụ thuộc vào các nguồn trợ giúp bên ngoài thay vì tìm cách "trang bị" nội lực vững vàng cho bản thân. Tâm lý nhiều người thường "sơ cua" bằng cách điền thật nhiều nội dung lên slide vì sợ quá trình nói "không may" quên bài thì vẫn có nơi để "nhắc nhở". Tuy nhiên, cách làm ấy khiến chúng ta phát sinh tâm lý chủ quan, không coi trọng khâu chuẩn bị trước khi chia sẻ. Lâu dần, tạo ra một thói quen rất xấu khi thuyết trình đó là chăm chăm đứng đọc lại slide, dễ thấy ở các bạn sinh viên.

Thuyết trình không phải là hoạt động trả bài cũ, không phải là viết ra hai, ba trang nội dung rồi cố gắng đọc thật hay, thật lưu loát cho khán giả nghe. Thuyết trình là bày tỏ và bảo vệ quan điểm của bản thân nhằm hướng tới những giải pháp thực sự giúp nâng cao đời sống của con người.

Chính vì thế, để bài chia sẻ có chiều sâu, người nói phải có nền tảng tri thức vững chắc, phải trăn trở khôn nguôi về các vấn đề và phải chuẩn bị kỹ lưỡng về những kỹ năng thuyết trình như ngôn ngữ cơ thể, tương tác khán giả, làm chủ sân khấu… Tức là trước mỗi bài thuyết trình, diễn giả phải thực sự am hiểu và chắc chắn về chủ đề chia sẻ của bản thân thay vì trông đợi việc "nhắc nhở" từ công cụ hỗ trợ như PowerPoint.

Đây là lý do mà Jeff Bezos cấm tiệt PowerPoint trong các cuộc họp, hành động được ông cho là điều thông minh nhất mình từng làm tại Amazon. Để thay thế, Bezos đã tạo ra một cách mới để tổ chức các cuộc họp: Một cuộc họp sẽ bắt đầu bằng việc mỗi người tham dự ngồi ở ghế và đọc bản tóm tắt 6 trang trong khoảng 30 phút đầu tiên.

Người tham gia được khuyến khích ghi lại những điều đáng chú ý và sau khi thời gian đọc kết thúc, họ sẽ cùng nhau thảo luận về các vấn đề trong bản tóm tắt. Điều này kích thích tối đa tư duy phản biện của mỗi người. Đặc biệt, nó buộc mỗi thành viên phải rất chú trọng vào khâu chuẩn bị trước khi trình bày bất cứ vấn đề gì. Phải chăng đây là nguồn cơn "sản sinh" ra những ý tưởng tuyệt vời giúp Amazon trở thành một đế chế vĩ đại như hiện tại?

Những điều ấy chứng minh được rằng, PowerPoint không "thần thánh" như chúng ta vẫn nghĩ. Giá trị thực thụ của một bài thuyết trình vẫn phải căn cứ vào thông điệp và năng lực của người chia sẻ. 

Chính vì thế, để có được một bài thuyết trình hoàn hảo, chúng ta phải cởi bỏ tư duy phụ thuộc quá nhiều vào các công cụ trình chiếu hỗ trợ như PowerPoint, Prezi, Visme, Gooogle Slide…

Thay vào đó, bước đầu tiên mà mỗi diễn giả phải chú trọng rèn luyện là nâng cao năng lực nội tại của bản thân. Bắt đầu từ việc trau dồi kiến thức chuyên môn, tạo một nền tảng tri thức vững chắc để thấu hiểu tốt về các vấn đề.

Thứ hai, phải trăn trở và đau đáu thực sự với những điều xảy ra xung quanh mình. Đây là động lực to lớn nhằm thôi thúc diễn giả chia sẻ một cách hấp dẫn và thuyết phục hơn.

Cuối cùng là rèn luyện và thuần thục các kỹ năng sân khấu như ngôn ngữ cơ thể, khả năng kiểm soát cảm xúc, khả năng kết nối và tương tác với khán giả… Những kỹ năng này sẽ tạo cho diễn giả một phong thái tự tin, cuốn hút và giúp thông điệp bài thuyết trình được truyền tải một cách hiệu quả hơn.

Mọi giá trị đều phải xuất phát từ nền tảng cốt lõi bên trong. Thuyết trình cũng như vậy, cũng khởi sinh và phát triển từ năng lực và khát khao của người nói. Do đó, việc tập trung đầu tư hoặc quá chú trọng vào các công cụ phụ trợ như PowerPoint, ngoài những mặt tích cực, cũng đồng thời là cách nhanh nhất kiềm hãm con người sáng tạo bên trong mỗi chúng ta, biến ta thành cỗ máy cứng nhắc và luôn bị phụ thuộc. Vì thế, hãy để PowerPoint chỉ là một điểm nhấn gia tăng giá trị cho bài thuyết trình như bản chất vốn có của nó.