Sắp có trung tâm lưu trữ khoảng 37.000 mét dài tài liệu vĩnh viễn, tiêu chuẩn cực nghiêm ngặt

Ngày 27/11/2024, Công ty Quản lý tài sản Viettel (VAM) tổ chức Lễ động thổ Dự án Trung tâm lưu trữ Viettel tại xã Kim Sơn, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội. Dự án đánh dấu bước phát triển quan trọng về cơ sở hạ tầng lưu trữ tài liệu tập trung cho toàn Tập đoàn, có dự phòng phát triển trong tương lai.

Thông tin từ Tập đoàn cho hay, dự án Trung tâm lưu trữ Viettel có quy mô 7.050m2 diện tích sàn xây dựng, bao gồm: Nhà trung tâm lưu trữ cao 4 tầng nổi và 1 tầng tum với diện tích xây dựng 1.100m2; Nhà kho lưu trữ 1 tầng có diện tích xây dựng 2.500m2; Nhà điều hành; Nhà để xe, cùng hạ tầng kỹ thuật và phụ trợ đồng bộ.

Khi đưa vào sử dụng, Trung tâm lưu trữ Viettel sẽ đáp ứng nhu cầu lưu trữ khoảng 37.000 mét dài tài liệu hiện có và tài liệu dự trù nhu cầu phát triển trong tương lai của Tập đoàn (tương đương với một lượng tài liệu rất lớn xếp trên các kệ lưu trữ), Hệ thống tài liệu này bao gồm: Toàn bộ tài liệu vĩnh viễn của Tập đoàn (tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị trong Tập đoàn như Hồ sơ đất, , Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của Tập đoàn và đơn vị …); tài liệu có thời hạn của Khối cơ quan Tập đoàn và các đơn vị hoạch toán phụ thuộc tại khu vực Hà Nội.

Phát biểu tại lễ động thổ, đồng chí Thượng tá Hà Quang Huy, Giám đốc VAM chia sẻ: "Trước đây hồ sơ, tài liệu của Tập đoàn được lưu trữ không tập trung, rải rác trong điều kiện lưu trữ còn nhiều hạn chế, tiềm ẩn nhiều nguy cơ. Dự án Trung tâm lưu trữ Viettel không chỉ là một bước đi quan trọng trong chiến lược phát triển công nghệ của Tập đoàn, mà còn thể hiện cam kết của VAM trong việc đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng số, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và bảo vệ dữ liệu của toàn Tập đoàn."

Để lựa chọn được phương án kỹ thuật công nghệ, thiết bị lưu trữ phù hợp với Viettel và đảm bảo tính hiện đại, hiệu quả, bền vững, VAM đã phối hợp với Văn phòng Tập đoàn tiến hành các buổi khảo sát, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm về công tác lưu trữ từ Trung tâm lưu trữ quốc gia và các Tập đoàn kinh tế trong nước như: Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Bữu chính Viễn thông Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Đáng chú ý, dự án được thiết kế dựa trên các tiêu chuẩn đặc thù của một trung tâm lưu trữ tài liệu có tính bảo mật và an toàn cao, đảm bảo vận hành khai thác tài liệu một cách thuận tiện, hiện đại, bền vững. Dự án sẽ được trang bị hệ thống thiết bị số hóa hiện đại, phần mềm quản lý vận hành kho lưu trữ phát triển Module Quản lý hồ sơ trên phần mềm Voffice tích hợp với tính năng nhận diện AI.

Bên cạnh đó, Dự án được đầu tư hệ thống thiết bị tiêu chuẩn phù hợp với từng loại tài liệu. Đối với các tài liệu cần lưu trữ từ 50 năm trở lên, được bảo quan trong hộp Free acid, các tài liệu khác đều được bảo quản trong hộp tiêu chuẩn, với nhiệt độ, độ ẩm môi trường luôn được duy trì ở mức tối ưu. Dự án có quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, được phân loại, chỉnh lý, gắn mã hồ sơ bằng mã vạch trước khi bảo quản.

Dự án dự kiến sẽ được VAM hoàn thành thi công trong Quý IV/2025 để chào mừng Ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam.