Cảnh báo mối nguy hiểm từ việc 'tối ưu thuế' bằng cách lập 2 sổ kế toán'

Một thay đổi đáng chú ý trong Công văn 1902/CT-CĐS của Cục Thuế không nằm ở việc tăng cường thanh tra theo cách truyền thống, mà ở cách cơ quan thuế mở rộng kiểm soát sang chính hệ sinh thái phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng. Khi các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ giao dịch điện tử được đưa vào cơ chế phối hợp, mô hình “2 sổ kế toán” - vốn tồn tại như một “vùng xám” lâu nay - đang đứng trước nguy cơ bị triệt tiêu từ gốc.

Cốt lõi của công văn không chỉ là yêu cầu rà soát doanh nghiệp, mà là yêu cầu các tổ chức cung cấp dịch vụ “không được phát triển hoặc duy trì phần mềm có khả năng vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính. Đây là bước đi mang tính kỹ thuật nhưng có tác động trực tiếp đến hành vi: nếu phần mềm không còn cho phép tách dữ liệu, thì “2 sổ” sẽ mất đi công cụ để tồn tại. Nói cách khác, cơ quan thuế không chỉ xử lý hậu quả, mà đang chặn ngay từ khâu tạo ra hành vi.

Quan trọng hơn, Công văn 1902/CT-CĐS  đặt ra cơ chế phối hợp trong đó các nhà cung cấp giải pháp không còn là bên thứ ba độc lập, mà trở thành một mắt xích trong hệ thống quản lý thuế. Dữ liệu từ hóa đơn điện tử, giao dịch phát sinh trên phần mềm, hay thông tin sử dụng dịch vụ đều có thể được khai thác, đối chiếu theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Điều này dẫn đến một thực tế mà nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá hết: dữ liệu kinh doanh không còn nằm hoàn toàn trong phạm vi kiểm soát nội bộ, mà tồn tại đồng thời ở nhiều bên - doanh nghiệp, nhà cung cấp dịch vụ và cơ quan thuế.

Đáng chú ý, công văn còn yêu cầu các đơn vị cung cấp dịch vụ cung cấp danh sách khách hàng đang sử dụng phần mềm, giải pháp hóa đơn điện tử và các dịch vụ liên quan cho cơ quan thuế. Chi tiết này làm thay đổi hoàn toàn “điểm xuất phát” của việc quản lý: cơ quan thuế không cần đi tìm doanh nghiệp sử dụng hệ thống nào, mà đã có sẵn danh sách và phạm vi theo dõi ngay từ đầu. Khi kết hợp danh sách này với dữ liệu phát sinh trên hệ thống, việc khoanh vùng rủi ro trở nên nhanh và chính xác hơn rất nhiều.

Khi dữ liệu đã được “chia sẻ theo cấu trúc”, việc duy trì hai hệ thống sổ kế toán gần như không thể kéo dài. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh số liệu trong nội bộ, nhưng khó có thể khiến toàn bộ các nguồn dữ liệu bên ngoài cùng “khớp” theo ý mình. Chỉ cần một điểm lệch giữa doanh thu kê khai và dữ liệu từ hệ thống hóa đơn, hoặc giữa số liệu nội bộ và dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, dấu hiệu rủi ro đã hình thành. Khi đó, cơ quan thuế không cần tìm “sổ thứ hai”, mà chỉ cần chứng minh số liệu kê khai không trung thực là đủ cơ sở để kiểm tra và xử lý.

Điểm đáng lưu ý là sự thay đổi này khiến rủi ro không còn nằm ở một thời điểm kiểm tra cụ thể, mà trở thành trạng thái thường trực. Doanh nghiệp không cần đợi đến khi bị thanh tra mới “bị phát hiện”, mà có thể đã nằm trong danh sách theo dõi từ trước, dựa trên phân tích dữ liệu. Khi có dấu hiệu bất thường, việc kiểm tra gần như chỉ là bước xác nhận lại những gì hệ thống đã chỉ ra.

Thông điệp từ Công văn 1902/CT-CĐS vì vậy không dừng ở việc cảnh báo hành vi sai phạm, mà phản ánh một thay đổi lớn trong cách quản lý: cơ quan thuế đang chuyển từ kiểm soát doanh nghiệp sang kiểm soát toàn bộ hệ sinh thái dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp. Trong hệ sinh thái đó, phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và các dịch vụ giao dịch không còn là công cụ riêng biệt, mà trở thành một phần của hệ thống giám sát.

Trong bối cảnh này, việc tiếp tục duy trì “2 sổ” không còn là một lựa chọn có thể cân nhắc, mà là một rủi ro gần như chắc chắn sẽ bị phát hiện theo thời gian. Khi dữ liệu đã tồn tại ở nhiều nơi và có thể được đối chiếu chéo, mọi nỗ lực che giấu doanh thu chỉ còn là giải pháp ngắn hạn với chi phí dài hạn rất lớn.

Với doanh nghiệp, lựa chọn an toàn lúc này không phải là tìm cách “làm khéo hơn”, mà là minh bạch hóa ngay từ hệ thống: đồng bộ giữa sổ kế toán, hóa đơn và dữ liệu giao dịch. Bởi khi chính phần mềm - công cụ vận hành hàng ngày - đã nằm trong cơ chế kiểm soát, thì “2 sổ” không còn là bí mật nội bộ, mà chỉ là vấn đề thời gian trước khi bị phát hiện.