Tôi đã quản lý một đội ngũ toàn các nhân sự lớn tuổi hơn mình như thế nào?

1. Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng

Sau khi nhận vị trí trưởng phòng kinh doanh, khác với quản lý truyền thống, tôi chưa vội lao vào lập kế hoạch kinh doanh hay chỉ đạo công việc, mà dành thời gian làm quen và tìm hiểu đội ngũ nhân sự của mình. Tôi nhớ Binh pháp Tôn Tử có câu nói: Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng. Trong đội ngũ mười nhân sự dưới quyền, tôi là người nhỏ tuổi nhất và chưa lập gia đình, trong thời gian đầu tạo nên khoảng cách giữa tôi và nhân viên khi câu chuyện chúng tôi chỉ xoay quanh công việc và chỉ công việc.

Tôi tự hỏi bản thân: Làm thế nào để hiểu tính cách của mười con người này một cách nhanh nhất? Vì tôi cũng cần chứng minh năng lực quản lý cho phía công ty bằng kết quả kinh doanh của đội nhóm. Mà tôi chưa hiểu năng lực nhân sự thì chưa giao việc được. Ngược lại nhân viên còn kiêng dè với tôi, họ cũng chưa hiểu tôi và cũng chưa biết sự có mặt của tôi tác động thế nào đến thu nhập của họ.

Tôi áp dụng cách mời ăn trưa hoặc mời cafe từng người trong phòng? Tôi muốn tương tác trực tiếp với từng nhân viên, trong không gian riêng ngoài văn phòng để chúng tôi thoải mái trong chia sẻ các câu chuyện với nhau. Tôi dành hẳn ba ngày để đi làm việc tiếp xúc này và kết quả mang lại thật bất ngờ. Trong buổi nói chuyện, nhân viên đều thoải mái chia sẻ về quá khứ công việc, cuộc sống, cảm nhận về công việc hiện tại, chia sẻ vấn đề phòng kinh doanh và giải pháp phát triển.

Sau khi tìm hiểu về cuộc sống và tính cách các nhân sự, tôi biết ai là người ảnh hưởng đến các nhân viên này. Tôi cũng kết hợp với báo cáo kết quả kinh doanh của từng người để đánh giá năng lực thực thi. Tôi phát hiện ra nhân viên ảnh hưởng chỉ có kết quả bình thường và nhân viên có kết quả xuất sắc lại thích làm việc độc lập.

Tuần đầu tiên tôi cũng dành thời gian tìm hiểu quy trình vận hành của cả công ty và riêng phòng kinh doanh. Đến cuối tuần khi có đầy đủ thông tin cần thiết, tôi bắt đầu lên kế hoạch để phát triển phòng kinh doanh được tốt nhất.

2. Lãnh đạo qua uy tín của nhân viên

Tôi không vội vàng áp dụng cách làm mới hay quy định mới cho nhân viên phòng kinh doanh, vì tôi hiểu dùng quyền lực để ép buộc hành động thì kết quả nhân sự thực thi đối phó. Tôi vẫn duy trì cách làm kinh doanh cũ, thay vì tất cả mọi người tập trung dưới quyền quản lý của tôi thì phân chia nhân sự thành hai nhóm, với hai trưởng nhóm do nhân viên ảnh hưởng và nhân viên xuất sắc đảm nhận.

Công việc trưởng nhóm ngoài công việc bán hàng cá nhân thì có trách nhiệm đứng đầu các thành viên của nhóm mình, thực hiện các buổi họp nhóm và báo cáo thông tin qua biên bản họp. Tôi chỉ nhận thông tin và họp riêng với hai bạn trưởng nhóm. Tôi cũng đề xuất công ty bổ sung thêm lương kiêm nhiệm để hai trưởng nhóm có quyền lợi.

Tôi sử dụng nguyên tắc dùng uy tín, sự ảnh hưởng của hai bạn trưởng nhóm giúp chính sách và chỉ đạo kinh doanh được sự ủng hộ các nhân viên. Thay vì truyền đạt và thuyết phục mười nhân viên tin vào năng lực lãnh đạo của tôi thì chỉ cần hai người là đủ. Kết quả giúp tôi tập trung hơn vào công việc quan trọng và phổ biến cách bán hàng mới dễ được các thành viên chấp nhận.

3. Chia sẻ cách bán hàng mới

Tôi tìm hiểu báo cáo kinh doanh của công ty thì phát hiện hơn 60% nguồn khách đến từ kênh thụ động như mối quan hệ ban lãnh đạo hoặc các chiến dịch quảng cáo từ phòng marketing, với phòng kinh doanh đây là một báo động đỏ, vì trong bán hàng việc tìm kiếm khách hàng chủ động mới đảm bảo kết quả kinh doanh bền vững.

Tôi lập quy trình bán hàng mới có ba giai đoạn chuyển đổi, đề xuất lên ban lãnh đạo với mục tiêu gia tăng số lượng khách hàng chủ động cho công ty:

Giai đoạn 1: Khởi động. Vì các nhân viên bán hàng chưa phát huy hết năng lực do thụ động nhận thông tin khách hàng từ kênh mối quan hệ hoặc chiến dịch quảng cáo mà không chủ động tìm kiếm khách hàng, mục tiêu khởi động là chuẩn bị trong việc chủ động tìm kiếm khách hàng.

Tôi chia sẻ các nhân sự về cách làm thương hiệu cá nhân qua profile facebook để truyền thông và tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua group facebook và bạn bè trên facebook. Có nhiều người phản đối việc truyền thông này với lý do ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân, tôi chia sẻ rằng: Bạn tin thương hiệu công ty, tin vào sản phẩm thì mới thuyết phục được khách hàng sử dụng sản phẩm và ký hợp đồng với công ty. Nếu mình yêu công ty, tin vào chất lượng sản phẩm thì đó là yếu tố quan trọng trong việc bán hàng.

Giai đoạn 2: Tăng tốc với nhiệm vụ đi thị trường và telesale. Trước đây khách hàng tìm đến công ty thì việc nhân viên gọi điện hẹn gặp khách hàng rất dễ. Tuy nhiên nguồn khách này rất hạn chế và thụ động. Tôi muốn nhân viên trở thành chiến binh bán hàng, chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng. Tôi đề xuất hai nhóm đến các sự kiện mở bán bất động sản, các tòa nhà đang xây dựng hoặc tham gia sự kiện bàn giao nhà để phát triển mối quan hệ với nhân viên môi giới bất động sản hoặc bộ phận bàn giao nhà của chủ đầu tư dự án. Hơn nữa tôi cũng huấn luyện nhân viên kịch bản gọi điện thoại cho khách hàng có nhu cầu nội thất.

Nhân viên có sự nghi ngờ về hiệu quả cách làm mới, tôi sắp xếp đi cùng hai nhóm để thực hành mẫu tại hai dự án chung cư đang xây dựng và bàn giao, thực hành trực tiếp cho nhân sự xem, thấy kết quả họ mới tin tưởng làm theo.

Giai đoạn 3: Đánh giá và điều chỉnh. Sau thời gian làm việc có kết quả thực tế. Tôi và hai nhóm họp lại đưa ra phương án điều chỉnh quy trình cho phù hợp với thực tế triển khai.

Được sự hỗ trợ hai trưởng nhóm và tham gia của tôi trong các giai đoạn công việc mà các nhân viên hăng hái hành động. Tôi thấy tinh thần cả phòng kinh doanh tốt hơn và tin tưởng vào chiến thắng.

4. Tổ chức đào tạo

"Teacher is a leader" ("Người thầy là người lãnh đạo") câu nói là kim chỉ nam của người lãnh đạo. Sau thời gian làm việc, biết điểm mạnh điểm yếu từng nhân viên, tôi tổ chức các buổi đào tạo riêng cho từng người và chung cho cả phòng. Tôi coi mỗi nhân sự bán hàng là một đối tác kinh doanh và sự phát triển năng lực của nhân sự góp phần phát triển năng lực của cả phòng kinh doanh.

Ngoài các buổi đào tạo riêng về chuyên môn, tôi còn tổ chức các buổi đào tạo về chủ đề áp dụng cho cuộc sống và mục tiêu giúp nhân viên phát triển bản thân, đó là các chủ đề cách đọc sách hiệu quả, quản lý thời gian biểu, quản lý tài chính cá nhân, quản lý và phát triển mối quan hệ trong cuộc sống,…may mắn là các nhân viên đều quan tâm và tham gia đầy đủ.

Tôi nhớ có câu chuyện về cậu học trò hỏi người thầy: Tại sao phải đọc sách, khi mà nhiều cuốn sách trò đọc không hiểu? Người thầy trả lời: Dù đọc sách không hiểu nhưng giúp con trở thành người sáng dạ hơn. Tôi tin việc truyền đạt kiến thức qua buổi đào tạo giúp cho nhân sự có cuộc sống tốt hơn.

5. Quan tâm đến đời sống nhân viên

Nếu chỉ dừng ở môi trường công sở, tiếp xúc với nhau trong giờ hành chính thì tôi tin chẳng có một nhân sự nào, nhất là nhân sự lớn tuổi nể phục. Một lãnh đạo còn cần quan tâm đến đời sống bên ngoài của nhân sự, là việc thăm hỏi gia đình nhân viên vào ngày cuối tuần, tổ chức sinh nhật cho họ, tặng quà ở vai trò cá nhân cho nhân viên,…những hành động nhỏ này rất bình thường nhưng đối với nhân sự có gia đình và lớn tuổi thì đây là hành động tràn đầy tình yêu thương.

Binh pháp Tôn Tử có câu: Công tâm vi thượng, công thành vi hạ, tức là đánh vào lòng người là thượng sách, đánh thành là hạ sách. Lãnh đạo muốn nhân viên nể phục dựa vào tài năng, danh tiếng cá nhân thì chưa đủ mà quan trọng là hành động khiến nhân viên thấy được sự quan tâm đến lợi ích của họ. Nhân viên nể cái tâm của lãnh đạo thì mới thành công trong vai trò quản lý.

- Trong công việc, người lãnh đạo phải tiên phong thực hiện trước tiên và làm mẫu thì nhân viên mới nể phục làm theo.

- Lãnh đạo luôn giúp đỡ nhân viên phát triển bản thân và năng lực qua buổi đào tạo.

- Người lãnh đạo phải luôn nhớ công tâm vi thượng, không dùng quyền lực để chỉ đạo công việc mà dùng tâm, tín, trí để quản lý nhân sự.