Khi nguồn vốn là trái tim, dòng tiền là “máu”: Làm thế nào để quản lý nguồn vốn?

Trong buổi hội thảo với chủ đề “Quản lý thanh khoản hướng tới phát triển bền vững”, ông Francois-Dominique Doll, Phó Tổng Giám đốc mảng tư vấn Nguồn vốn Toàn cầu của Deloitte Singapore so sánh: “Nguồn vốn được ví như trái tim của doanh nghiệp và dòng tiền được ví như lượng máu lưu chuyển trong các mạch máu giúp doanh nghiệp tồn tại”.

Điều này càng cho thấy tầm quan trọng của chức năng quản lý nguồn vốn mà ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm.

3 nguồn lực cần chuẩn bị để chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Kết quả của một khảo sát toàn cầu về quản lý nguồn vốn trong doanh nghiệp do Deloitte thực hiện gần đây cho thấy, nhiệm vụ của cán bộ nguồn vốn đều được hiểu là tăng cường quản lý thanh khoản, quản trị rủi ro tài chính và là đối tác gia tăng giá trị cho các giám đốc tài chính. Khi doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển, với lượng giao dịch gia tăng và phạm vi tương tác ngày càng mở rộng, áp lực đặt ra cho bộ phận nguồn vốn ngày càng lớn.

Ban lãnh đạo doanh nghiệp đặt thêm nhiều kỳ vọng đối với bộ phận nguồn vốn trong việc xây dựng chiến lược ngân sách, tối ưu hóa nguồn vốn, bảo đảm hệ thống quản trị ngân sách đạt hiệu quả và hiệu suất cao, cung cấp các phân tích chuyên sâu về năng lực tài chính của doanh nghiệp hỗ trợ các quyết định chiến lược của Ban lãnh đạo. Điều này dẫn đến việc chúng ta cần xem xét kỹ lưỡng hơn việc quản trị các công cụ tài chính và đặc biệt là quản lý các rủi ro chính như thanh khoản, lãi suất và bảo vệ lợi nhuận khỏi tác động của lạm phát.

Để tạo ra những chuyển dịch đột biến và vững chãi cho bộ phận nguồn vốn đáp ứng những kỳ vọng của ban lãnh đạo, bà Đào Thanh Hương, Giám đốc Dịch vụ Quản trị Rủi ro của Deloitte Việt Nam cho biết nhiều doanh nghiệp đã tiến hành rà soát chức năng nguồn vốn nói riêng, và bộ phận tài chính nói chung nhằm chuẩn bị cho việc triển khai các giải pháp chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nhanh chóng bắt kịp những thay đổi của thị trường. Để chuẩn bị cho chuyển đổi số, các doanh nghiệp cân nhắc chuẩn bị ba loại nguồn lực:

Thứ nhất, đó là sự chuẩn bị về nguồn nhân lực phù hợp. Ngoài nền tảng truyền thống như kế toán và ngân hàng, nguồn nhân lực cho bộ phận nguồn vốn theo nhu cầu mới còn cần các kỹ năng như nhanh nhạy, sử dụng các ứng dụng mới, quản lý dữ liệu và giám sát triển khai dự án triển khai giải pháp quản lý nguồn vốn.

Thứ hai, đó là sự chuẩn bị nguồn lực tài chính. Việc triển khai các dự án chuyển đổi số chức năng nguồn vốn là dài hơi, do đó, các doanh nghiệp nên xem xét kỳ vọng của ban lãnh đạo, triển khai từng bước với sự chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực tài chính vì những phát sinh chi phí ngoài giải pháp triển khai còn cả các chi phí tư vấn hoàn thiện hệ thống quản trị, chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng lực, v.v. nếu doanh nghiệp không thể tự thực hiện.

Thứ ba, đó là sự chuẩn bị nguồn lực về hạ tầng. Khi tích hợp các giải pháp mới, cơ sở hạ tầng hiện tại của doanh nghiệp có thể không tương thích và đòi hỏi nâng cấp hoặc đầu tư mới. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp vẫn có thể kế thừa, tiếp tục tận dụng hệ thống cũ để giảm thiểu chi phí. Việc đánh giá tính kế thừa và mức độ sẵn sàng tiếp nhận hệ thống mới của hạ tầng hiện tại cần được các chuyên gia thực hiện một cách kỹ lưỡng trước khi tiến hành chuyển đổi số.

Thêm vào đó, bà Vũ Quyên, Giám đốc Kinh doanh Nguồn vốn và Thanh toán của FIS Việt Nam chia sẻ: “Doanh nghiệp có độ đàn hồi tốt đồng nghĩa với việc, khi xảy ra vấn đề, doanh nghiệp sẽ có khả năng phản ứng nhanh, phục hồi tốt và khả năng hạn chế tổn thất ở mức thấp nhất. Và để đạt được mức độ ứng phó như vậy, các doanh nghiệp ở các quốc gia trên thế giới chọn cách số hóa cho toàn bộ công việc của mình, trong đó không thể thiếu việc số hóa cho chức năng quản lý nguồn vốn”.

Các doanh nghiệp cần chuyển đổi số chức năng nguồn vốn như thế nào?

Trong buổi hội thảo, bà Tâm Nguyễn - Cố vấn cấp cao về Quản lý Nguồn vốn và Thanh khoản của Rio Tinto Commercial Treasury Singapore đã được mời đến chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số chức năng nguồn vốn tại Rio Tinto. Thách thức của Rio Tinto nằm ở việc:

1) xử lý nhiều giao dịch lớn bằng tiền trị giá hơn 10 tỷ USD mỗi ngày mà không được phép sai sót khi mỗi giao dịch có giá trị quá lớn;

2) nhiều hệ thống rời rạc nằm ở các đơn vị thành viên mà hệ thống Nguồn vốn cũ không có khả năng tích hợp tất cả hệ thống này để có được nguồn dữ liệu xuyên suốt khiến cho bộ phận nguồn vốn mất nhiều thời gian vào việc tập hợp dữ liệu để báo cáo và ra quyết định.

3) In-house banking chưa được hỗ trợ các giao dịch back-to-back bởi hệ thống cũ. Các giao dịch này được xử lý thủ công bởi các cán bộ nguồn vốn.

4) Hệ thống cũ không có cảnh báo các rủi ro có thể xảy ra trước khi tiến hành các giao dịch tiền nên khi có vấn đề xảy ra, việc giải quyết các vấn đề rất phức tạp và có khả năng gây ra tổn thất lớn.

Do đó, ban lãnh đạo quyết định triển khai hệ thống quản lý Nguồn vốn Quantum của FIS và kết nối với ngân hàng thông qua Swift. Với quyết tâm của ban lãnh đạo, hệ thống đã được triển khai thành công và trở thành nguồn thông tin tin cậy duy nhất và xuyên suốt cho cả tập đoàn, tăng cường khả năng đo lường và giám sát rủi ro, nâng cao năng lực thương mại và giảm chi phí vận hành của Rio Tinto trong 5 năm qua.

Fidelity National Information Services - FIS có trụ sở tại Hoa Kỳ là đơn vị giúp Rio Tinto triển khai hệ thống TMS. Bên cạnh FIS, Deloitte và Swift cũng đồng hành với Rio Tinto trong quá trình nâng cao năng lực của bộ phận nguồn vốn và triển khai các giải pháp quản trị nguồn vốn khác tại doanh nghiệp. Việc số hóa hệ thống quản trị nguồn vốn đã giúp quy trình xử lý trực tiếp giao dịch được thực hiện tự động, giúp gia tăng hiệu suất, giảm bớt gánh nặng về nhân sự trong kiểm soát tài chính, đồng thời cung cấp một nguồn dữ liệu tập trung, tin cậy, hỗ trợ việc kiểm soát rủi ro, lập báo cáo quản trị và thúc đẩy các quyết định kịp thời của Ban lãnh đạo.

Chuyển đổi số chức năng nguồn vốn không chỉ là việc ứng dụng các giải pháp trong nội bộ doanh nghiệp mà còn cả việc triển khai các hệ thống giúp doanh nghiệp kết nối với các đối tác bên ngoài như ngân hàng để thực hiện các giao dịch bằng tiền một cách hiệu quả và an toàn với nguồn lực, thời gian và chi phí hạn chế.

Swift là một đơn vị giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đơn giản hóa sự tương tác giữa doanh nghiệp với ngân hàng. Bà Alicia Wong, Giám đốc Bộ phận Phát triển thị trường của Swift, đã chia sẻ cách Swift hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc đơn giản hóa các kết nối giữa doanh nghiệp với ngân hàng.

Theo đó, Swift cung cấp một kênh liên lạc an toàn, duy nhất bao gồm hơn 11.000 tổ chức tham gia, đó là một hệ sinh thái toàn cầu gồm các ngân hàng và đối tác, tận dụng các tiêu chuẩn chung và chia sẻ giải pháp trong ngành. Kênh liên lạc này cho phép các cán bộ nguồn vốn của doanh nghiệp có quyền truy cập kịp thời vào báo cáo tổng hợp về trạng thái tiền mặt của họ tại các ngân hàng khác nhau để tối ưu hóa việc quản lý thanh khoản, tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình thực hiện thanh toán để giảm rủi ro hoạt động khi sự can thiệp của con người được giảm thiểu.

Chia sẻ về kinh nghiệm triển khai hệ thống quản trị nguồn vốn cho các doanh nghiệp trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương, ông Francois cho biết, để chuyển đổi số thành công các doanh nghiệp cần (1) xem xét kỹ lưỡng kỳ vọng của ban lãnh đạo và hoạt động quản lý thay đổi và (2) quản trị tốt rủi ro tài chính.

Trước khi triển khai chuyển đổi số chức năng nguồn vốn, doanh nghiệp cần rà soát, chuẩn hóa quy trình, xây dựng mô tả công việc và phân quyền rõ ràng đồng thời tinh gọn cơ cấu quản trị cân nhắc việc quản trị tài chính tập trung. Ngoài ra, việc triển khai hệ thống không thể làm một lần mà cần được thực hiện từng bước một, bắt đầu từ những ứng dụng triển khai nhanh giúp quản lý tiền mặt, hợp lý hóa hoạt động nguồn vốn rồi sau đó mới triển khai các giải pháp quản trị tài chính tập trung hay nâng cao năng lực báo cáo toàn diện.

Việc quản trị rủi ro cần được thực hiện liên tục không chỉ trong quá trình triển khai các giải pháp số hóa và không chỉ là trách nhiệm thuộc về chức năng tài chính. Nhiệm vụ của các cán bộ quản lý nguồn vốn là truyền thông cho ban lãnh đạo và các bên liên quan những rủi ro tài chính tiềm tàng, có thể bắt đầu bằng việc thiết lập các chính sách để xác định khẩu vị rủi ro, tỷ lệ thanh khoản, tỷ lệ phòng ngừa rủi ro và các thủ tục để giảm thiểu rủi ro trong doanh nghiệp.

Chuyển đổi số từng bước không khó, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng tự động hóa khả năng hiển thị tiền mặt có sử dụng kết nối đa ngân hàng, đồng bộ hóa vận hành nguồn vốn để sau đó tiến tới tập trung hóa hơn, hướng đến thiết lập năng lực ngân hàng nội bộ và báo cáo phân tích. Đó sẽ là một bước đi thông minh cho doanh nghiệp khi bắt đầu tiến hành số hóa cho chức năng nguồn vốn.